LES SOLUTIONS INTEGREES

La gestion informatique, la gestion documentaire, celle des données électroniques et des processus sont traitées comme une partie d’un tout intégrant la gestion du cycle de vie des documents. L’intégration est construite sur une base conviviale et s’appuie non seulement sur la gestion des connaissances mais aussi sur une interface avec Microsoft Outlook ou Windows Explorer, pour gérer au jour le jour le patrimoine des données et des procédures de l’entreprise ou de l’administration. Ce patrimoine est pris comme un tout incluant les documents physiques, les documents bureautiques, les fax, les e-mails et les documents qui leur sont annexés. Il s’agit de rendre cet ensemble accessible en temps réel et sur une base décentralisée, simultanément à plusieurs utilisateurs à travers les structures de l’entreprise.

La gestion documentaire passe dans une telle approche du stade passif de la simple gestion des archives physiques à une étape plus active dans laquelle le cycle de vie du document est géré en prenant en compte le principe d’archivage légal.

GSS offre l’occasion de connaître ou d’approfondir des modèles de bases de données relationnelles, de systèmes de gestion électronique des documents et des procédures, pour aider à insérer dans le contexte de l’entreprise et de l’administration africaines, les produits modernes de gestion et les technologies qui les portent.

GSS aide à appréhender les critères pour faire un bon choix d’architecture ouverte et adaptée au contexte africain pour garantir d’une part les retours sur investissement et d’autre part aider à préserver les investissements face à l’évolution de la technologie.

Le contexte actuel du traitement de l’information accentue le besoin en base de données relationnelles et augmente le volume des données et des documents à gérer avec notamment une forte propension à créer des données numériques ou à générer des données par mail.

L’informatisation doit dès lors être complétée par une démarche plus globale pour permettre d’intégrer dès l’origine déjà en amont tous les besoins de gestion (gestion financière et statistique, actuariat,..) la gestion documentaire et celle des procédures (Workflow) dans le développement des bases de données.

Les mutations envisagées par GSS intègrent les bases de données, la gestion documentaire, celle des procédures, la gestion statistique et la gestion prévisionnelle dans une vision globale prennent cours dans un nouvel environnement normatif et législatif garant de la valeur juridique des documents électroniques et offrent des moyens plus sûrs pour offrir un système complet, éviter les pertes ou les destructions accidentelles de documents.

C’est dans ce contexte que se situe le modèle d’intégration JADE 360 construit par EurAfrik. Ce modèle part du principe que les produits pris isolément ne sont plus suffisants pour résoudre les problèmes de nature intégrée que rencontrent les entreprises publiques ou privées. Aussi aborde-t-il les solutions d’une manière qui n’est plus parcellaire mais qui intègre dès l’origine c'est-à-dire en amont, l’ensemble des préoccupations de gestion étendue à la gestion des ressources humaines à la gestion financière, à la gestion statistique et à la gestion prévisionnelle pour limiter les « contorsions » en aval.

Le modèle JADE 360 part d’une réflexion globale contribue à bâtir une vision à 360° pour le pilotage de l’entreprise et des institutions de sécurité sociale. Il offre les bases pour des actions plus locales et plus ciblées convergeant vers l’objectif global assigné.

Les solutions de GSS sont construites sur des outils d’intégration. Elles proposent des approches pour consolider les capacités locales pour élaborer et intégrer de manière cohérente les données de l’entreprise en prenant en compte les normes, les standards, les lois et les directives pour garantir leur valeur probante.

GSS élabore par ailleurs des approches novatrices dans deux domaines particuliers :

a. La gestion financière et comptable ainsi que la gestion budgétaire. Elle fournit une méthodologie pour obtenir en temps réel des états financiers exhaustifs, fiables et qui sont le reflet exact des pièces justificatives par ailleurs directement accessibles ;

b. La gestion des ressources humaines et la gestion du cycle de vie de chaque employé ou de chaque agent depuis le recrutement jusqu’à la cessation de fonction. Elle traite aussi de la gestion prévisionnelle des effectifs du personnel, des emplois, des postes de travail et des crédits budgétaires.

L’application du modèle d’intégration à un métier : la sécurité sociale

La sécurité sociale est choisie comme un secteur dans lequel la démarche d’intégration montre toute sa richesse. On dispose en effet pour ce secteur d’orientations précises formulées par les Etats eux-mêmes à diverses occasions :

c. depuis 1983 par l’ex-OUA, actuellement l’Union Africaine, notamment lors des réunions conjointes du Bureau International du Travail (BIT) et la Commission du Travail de l’OUA ;
d. par la Commission de la Protection Sociale et du Dialogue Sociale du BIT dans le cadre des réunions régionales organisées avec l’appui du BIT par les pays ayant en commun l’utilisation du franc CFA (réunion de Dakar (1994), d’Abidjan (1996), de Yaoundé (1997)) ;
e. dans les réunions tenues régulièrement dans le cadre de l’Association Internationale de la Sécurité Sociale (AISS), et plus particulièrement dans celui de la Conférence Inter Africaine des Institutions de Prévoyance Sociale (CIPRES)

Ces réunions ont créé des attentes qui ne sont pas encore satisfaites. L’absence de réponse appropriée a eu par exemple des conséquences négatives sur les évaluations actuarielles dont les prévisions se sont souvent révélées fortement en décalage par rapport aux réalités à cause des dysfonctionnements qui ont affecté la gestion administrative.

GSS examine comment mettre les recommandations citées ci-dessus. à trouver des solutions pour améliorer le fonctionnement administratif et technique des institutions de sécurité sociale, le rôle et la place de la gestion documentaire dans leur mission de service public et l’appui au traitement de la charge documentaire.

GSS aborde l’assainissement des fichiers, la réhabilitation, la reconstitution et le suivi des comptes individuels des employeurs, celles de la carrière des travailleurs.

Les outils sont construits autour du principe de l’intégration des archives physiques, de la gestion électronique des documents et des bases de données relationnelles, traitent :

a) des solutions pour améliorer la qualité du service aux assurés sociaux ;
b) des outils pour maîtriser l’identification et la gestion des assurés, des employeurs et des bénéficiaires de prestations ;
c) des outils pour traiter les déclarations globales des salaires, gérer de manière sûre le recouvrement des cotisations et le compte employeur en traitant à la fois le passé et le futur;
d) des outils pour organiser et gérer les carrières des travailleurs (la reprise de la charge documentaire du passé, la reconstitution sûre de la carrière) ;
e) des approches nouvelles de gestion des procédures pour réduire les délais de liquidation des dossiers de prestations;
f) des outils pour produire en temps réel des comptes financiers fiables, cohérents, complets et conformes d’une part aux normes comptables et d’autre part aux normes de sécurité sociale ;
g) des outils pour auditer plus facilement les comptes ;
h) des outils pour produire en temps réel des statistiques de sécurité sociale qui sont fiables et complètes, ainsi que des statistiques actuarielles et financières conformes aux besoins pour l’appréciation de l’équilibre financier ;
i) des outils pour faciliter la prise de décision.