L’audit organisationnel et l’élaboration des manuels de procédures

Dans la perspective d’optimiser les procédures c'est-à-dire les règles, les normes, les étapes et les méthodes que doivent suivre les travailleurs pour réaliser les missions de leur Institution notamment les caisses de sécurité sociale et leur offrir les services dévolus, Global Social Security propose une démarche d’audit organisationnel qui débouche sur la rédaction d’un manuel de procédures. Il s’agit de :
- un outil de gestion ayant pour objectif de faire comprendre l'essence d'un système, d'en assurer l'application efficace et efficiente. Il aide ses utilisateurs à maintenir une approche mesurée et constante dans leurs pratiques quotidiennes. Il donne des instructions de travail aux agents qui interviennent dans un processus. Il permet de savoir QUI fait QUOI ? QUAND ? COMMENT et POURQUOI ? Donc il établit les responsabilités et identifie les responsables.
- un outil de développement puisqu'il doit s'adapter aux réalités des opérations
en établissant des lignes de conduite pour la plupart des situations.
- un outil de formation pour le nouveau personnel et un outil d'intégration à la tâche.
- un outil de communication à l'intérieur de l'Institution de sécurité sociale puisqu'il s'agit d'une référence administrative s'appliquant à tous sans distinction.

Démarche

La mise en œuvre de cet outil se fait en 7 étapes et selon une approche participative notamment :

- la collecte d’informations sur l’Institution ou l’entreprise en question (Textes légaux, etc.) ;
- l’état des lieux et analyse des procédures actuelles ;
- la redéfinition éventuelle des procédures ;
- la sensibilisation sur l’approche rédactionnelle du manuel de procédures.
- la mise en place du cadre technique d’élaboration du manuel de procédures.
- la rédaction du manuel de procédures ;
- la formation des utilisateurs au manuel de procédures.