Le système de gestion conçu s’articule autour de trois pôles :

a) les archives physiques ;
b) la gestion électronique des documents (GED) ;
c) les bases de données relationnelles.

Les outils développés notamment pour répondre aux besoins spécifiques de la gestion des régimes de sécurité sociale prennent pour base le plan comptable CIPRES, les normes et recommandations nationales et internationales dont celles du BIT et des Etats.

En matière de gestion comptable et financière, le système proposé fournit directement par son interface, en sous-produits les éléments pour l’élaboration des états financiers et le suivi de la gestion financière.

Une des particularités des produits est son approche duale qui intègre à la fois la gestion électronique des documents (GED) et les données de la base ORACLE. Les états financiers sont exhaustifs, fiables et sont le reflet exact des pièces justificatives par ailleurs directement accessibles à partir des postes de travail. Le modèle d’organisation adopté facilite les audits financiers.

Les pièces justificatives rationalisées et codifiées sont saisies une seule fois et les données alimentent la base de données Oracle. Ces données sont collectées en temps réel directement comme sous produit de la gestion journalière, sans manipulation ni retranscription. Un rapprochement en temps réel est possible entre toutes les gestions et la comptabilité générale.

Une confrontation entre les données de la base Oracle et les pièces justificatives se fait en temps réel. Il est organisé une confrontation entre les données de la base GED et les pièces justificatives, pour s’assurer de la conformité du contenu des pièces avec ce qui se trouve dans la base GED. Le lien qui est établi entre la GED et la comptabilité générale permet d’avoir accès directement aux documents de la GED par compte ou compte auxiliaire.

Le système de comptabilité permet le traitement des données et la production des états financiers de façon automatique selon le plan comptable CIPRES, en prenant en compte le processus de décentralisation.

Le système de sécurité mis en place permet de garantir la sécurité du fichier central, du fichier informatique ainsi que des données de la GED.

Deux approches sont adoptées selon qu’il faut conserver les applications comptables existantes ou qu’il faut migrer vers de nouvelles applications de gestion financière et comptable.

Dans le cas du maintien des applications comptables existantes, le modèle fournit un fichier magnétique compatible avec les exigences à l’entrée du logiciel comptable. Il est donc ainsi possible de s’adapter à tout modèle de logiciel comptable existant.

Cependant pour rendre complet, flexible et moderne le traitement des données comptables, une migration vers un système comptable sous ORACLE Financial est proposé.

Plus spécifiquement, les fonctionnalités intègrent dans le cadre de la sécurité sociale, la gestion des fournisseurs, la gestion des locataires et la gestion des investissements pour proposer une répartition directe des charges de gestion sur chacune des branches de la sécurité sociale.