Intégration de la gestion documentaire dans une vision

Le contexte actuel du traitement de l’information est caractérisé par une rapide évolution technologique. Il n’a pas abouti à une réduction de la charge documentaire et l’on assiste parfois à une augmentation du volume des données et des documents à gérer avec notamment une forte propension de création de données numériques et d’échange de données par mail.

L’informatisation est désormais insuffisante et une démarche plus globale doit être adoptée pour permettre d’intégrer dès l’origine la gestion électronique documentaire, la gestion des données et celle des procédures (Workflow) à la lumière des nouvelles évolutions technologiques.

La gestion documentaire passe dans une telle approche du stade passif de la simple gestion des archives physiques, à une étape plus active dans laquelle le cycle de vie du document est géré dans le patrimoine documentaire.

Les mutations qui intègrent la gestion documentaire dans une vision globale prennent cours dans un nouvel environnement normatif et législatif garant de la valeur juridique des documents électroniques, de la force probante de l'écrit électronique, de la présomption et de la fiabilité des procédés de signature électronique. Elles offrent des moyens plus sûrs pour éviter les pertes ou les destructions accidentelles de documents.

Dans de telles conditions, les entreprises du secteur privé améliorent constamment leur productivité, réduisent les coûts et les délais de traitement notamment par l’adoption d’un modèle de bases des données relationnelles, d’architectures évoluées, d’une technologie sûre et fiable, de traitement des données et des documents.

Il est dès lors apparu nécessaire pour GSS d’identifier et de résoudre les problèmes qui sont à la base des dysfonctionnements constatés dans les administrations et les institutions de sécurité sociale et de traiter les causes qui ne favorisent ni la modernisation, ni l’amélioration du service aux assurés ou qui peuvent faire que les résultats de gestion différent des prévisions.

GSS conseille alors sur la mise en place d’un cadre organique. Il traite :

d’une politique et d’un plan directeur pour une gestion documentaire décentralisée et d’accès à distance ;
d’un plan d’organisation de la sécurité et du classement des données et des documents ;
d’un plan de rétention à la lumière de la réglementation;
d’un cadre d’organisation des systèmes informatiques : base de données relationnelles ;
d’un programme de renforcement des capacités humaines.

Le cadre d’organisation que conseille GSS s’inscrit dans la durée et dans la prévisibilité pour aider à mieux gérer le patrimoine d’information, garantir que les investissements seront préservés. Il permet aussi :

a. de fournir une vue unifiée de la fonction administrative et technique ;
b. d’intégrer et fédérer la gestion des archives physiques, la gestion des bases de données relationnelles, la gestion électronique des documents quelle que soit leur nature : données structurées ou non structurées, documents numérisés, fax, e-mail et documents annexés, formulaires en ligne, documents de bureautique (Word, Excel, PowerPoint…)
c. de mettre en place un entrepôt des données fiables, (warehouse) et un système décisionnel efficient ;
d. de fusionner les données en provenance de plusieurs sources en un ensemble cohérent et centralisé ;
e. d’organiser :

i. le suivi du cycle de vie des documents depuis leur naissance jusqu'à leur mise à disposition et leur destruction ;
ii. la gestion automatique des versions actualisées des documents.

C’est une des conditions de GSS pour aider les entreprises, les administrations et les institutions de sécurité sociale en Afrique pour qu’elles adaptent leurs méthodes de travail et qu’elles soient en mesure d’accentuer le recours aux nouvelles technologies pour rendre un meilleur service aux usagers.

Mais les investissements souvent coûteux peuvent parfois dépasser les capacités des entreprises, des administrations et des institutions de sécurité sociale africaines. Les moyens humains et matériels parfois réduits dont elles disposent peuvent limiter leur capacité à investir pour rénover leurs outils technologiques ou pour assurer la maintenance des systèmes installés.

Aussi, GSS s’inscrit dans la démarche pour organiser un dialogue sur les politiques de traitement de l’information pour promouvoir par la concertation, le partenariat, les synergies et les complémentarités. De cette manière, le programme d’assistance technique qu’il met en œuvre traite du renforcement des capacités nationales et de l’identification des mesures d’accompagnement pour permettre aux acteurs du terrain d’assumer de manière active, toute leur responsabilité.

Le cadre d’organisation proposé par GSS s’inscrit aussi dans celui des normes pertinentes, des bonnes pratiques en matière de «record management » pour que l’assistance soit sécurisée et construite autour des normes, lois et règlement qui organisent les bases juridiques, les garanties sur la valeur probante des documents et des procédures électroniques, la présomption de la fiabilité des procédés de signatures électroniques.

L’archivage physique des dossiers de la sécurité sociale

La constitution d’une base de données documentaires est nécessaire. Son existence permet la maîtrise de la charge documentaire en mettant en place des mécanismes de collecte, de suivi et de mise à disposition des indicateurs de base. Ce fichier central est constitué des différents fichiers physiques existant dans le système : fichier physique des assurés, fichier physique des employeurs, fichier physique des pièces justificatives, fichier physique des autres documents administratifs. Les divers dossiers constitués sont structurés logiquement en sous-dossiers:

1. Le sous dossier Immatriculation (regroupant les éléments d’identification du générateur des droits ;
2. Le sous dossier Structure familiale (regroupant les éléments d’identification des ayants droit) ;
3. Le sous dossier Gestion de la carrière (regroupant les éléments alimentant la carrière du travailleur) ;
4. Le sous dossier Pièces périodiques (regroupant les pièces périodiques relatives aux bénéficiaires de prestations) ;
5. Le sous dossier pensions (regroupant les documents de base tant pour la constitution que pour la liquidation des dossiers de demande de prestations introduits par le(s) bénéficiaire(s)) ;
6. Le sous dossier Divers (regroupant tous les autres documents difficiles à classer dans des sous dossiers spécifiques.